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La gestión de documentos mantiene los archivos con los que opera tu negocio — contratos, certificados, facturas, soportes — adjuntos a los registros a los que pertenecen, con estructura y control. En lugar de una carpeta suelta de archivos, cada documento tiene un tipo, metadatos opcionales y un registro dueño claro.

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Cómo se organizan los documentos

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Tipos de documento

Los tipos de documento definen qué clases de documentos maneja tu espacio de trabajo. Cada tipo puede exigir campos de metadatos, así un documento no es solo un archivo: lleva consigo la información estructurada que tu equipo necesita. Los administradores crean y gestionan los tipos de documento del espacio de trabajo.

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Configuración de almacenamiento

Una pantalla de gestión de almacenamiento asocia los tipos de documento con los buckets de almacenamiento. Así es como los administradores controlan dónde se guarda cada clase de documento.

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Los documentos viven en los registros

Los documentos se adjuntan a registros. Abre cualquier registro y usa el selector Documentos para ver los archivos adjuntos y subir nuevos. Las tablas también pueden declarar documentos obligatorios para sus registros, así tu equipo sabe exactamente qué soportes necesita cada registro. Los documentos complementan los datos estructurados que capturan tus registros mediante los formularios: el formulario recoge los campos y la gestión de documentos recoge los archivos.

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Qué puedes hacer con los documentos

  • Subir archivos a cualquier registro al que tengas acceso.
  • Capturar metadatos definidos por el tipo del documento.
  • Validar los documentos cargados con flujos de aprobación y rechazo.
  • Controlar vencimientos asignando fechas de vencimiento a los documentos.
  • Ver documentos directamente en la aplicación con los visores integrados.
  • Ejecutar operaciones masivas como administrador cuando necesites actuar sobre muchos documentos a la vez.
  • Recorrer el registro de documentos para ver qué existe en todo el espacio de trabajo.

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Automatizar el manejo de documentos

La gestión de documentos se conecta directamente con los workflows:
  • El disparador Cuando se sube un documento inicia un workflow en el momento en que llega un documento.
  • El disparador Cuando el documento está próximo a vencer se activa antes de la fecha de vencimiento, para que puedas renovarlo o reemplazarlo a tiempo.
  • El nodo Validar Documento revisa los documentos contra reglas predefinidas dentro de un workflow.
Combínalos para construir flujos de recepción → validación → notificación: se sube un documento, un workflow lo valida y se notifica el resultado a las personas indicadas. Consulta disparadores y nodos para los detalles.

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Tareas frecuentes

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Subir un documento a un registro

1

Abre el registro

Ve a la tabla y abre el registro al que pertenece el documento.
2

Cambia a documentos

Usa el selector Documentos para ver los archivos del registro.
3

Sube el archivo

Sube tu archivo y completa los campos de metadatos que exija el tipo de documento.

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Crear un tipo de documento (administradores)

1

Define el tipo

Crea un tipo de documento nuevo que describa la clase de documento que maneja tu espacio de trabajo.
2

Agrega campos de metadatos

Agrega los campos de metadatos que el tipo debe exigir, para que todos los documentos de ese tipo lleven información consistente.
3

Asócialo al almacenamiento

En la pantalla de configuración de almacenamiento, asocia el tipo de documento con el bucket donde deben guardarse sus archivos.
Si un documento tiene ciclo de renovación — pólizas de seguro, licencias, certificados — asígnale su fecha de vencimiento y combínalo con el disparador Cuando el documento está próximo a vencer para que nadie tenga que recordar el plazo.